Tot een paar jaar geleden richtten bedrijven zich uitsluitend op de klantervaring. Tegenwoordig staat de ervaring van medewerkers steeds meer in het middelpunt van de belangstelling, omdat tevreden medewerkers zorgen voor tevreden klanten. Bovendien verwachten de werknemers van een bedrijf soepele processen, zodat ze zich op hun kerntaken kunnen concentreren. Met name de diversiteit aan oplossingen en eindapparaten en moderne werkmodellen stellen zowel werknemers als HR- en IT-afdelingen voor steeds nieuwe uitdagingen.
Het is dan ook geen verrassing dat werknemerservaring een van de topprioriteiten is van CIO’s voor 2022. De echte uitdaging is echter om de vaak ingewikkelde bedrijfsprocessen in bedrijven te vereenvoudigen. Om een geweldige werknemerservaring te creëren, moeten de HR- en IT-businessunits hun krachten bundelen en nauw samenwerken. Vandaag de dag kunnen moderne tools worden gebruikt om alle bedrijfsprocessen met betrekking tot de werknemerservaring in kaart te brengen, zowel uitgebreid als over alle bedrijfsonderdelen heen.
Langdurige processen zorgen voor hoge kosten
Bij het bedrijfsproces van bijvoorbeeld het solliciteren naar een nieuwe baan tot het inwerken zijn meestal minstens vijf verschillende tools betrokken. Bovendien moeten werknemers sommige informatie waarschijnlijk nog handmatig invoeren, waardoor belangrijke gegevens verloren kunnen gaan. Natuurlijk moeten de werknemers ook de afzonderlijke tools onder de knie krijgen. Bovendien zijn de medewerkers alleen verantwoordelijk voor de uitvoering van de respectieve projectstappen. Dit kost enorm veel tijd en energie, waardoor het onboardingproces erg duur wordt. De workflows zijn verre van intuïtief. E-mailmeldingen van meerdere tools en in verschillende formaten zijn bijvoorbeeld erg verwarrend en kunnen in de spam- of prullenmand belanden.
Maar dit is precies hoe veel bedrijven de zaken vandaag aanpakken. Een paar jaar geleden was deze aanpak misschien logisch. Deze verouderde structuren zijn echter niet langer geschikt voor randgevallen en moderne werkmodellen, en ze bieden geen ondersteuning voor de grote verscheidenheid aan apparaten en oplossingen die in het hedendaagse bedrijfslandschap bestaan. Hoewel er tools zijn die beloven alle IT-gestuurde processen vanuit één bron te leveren, vereist een dergelijk systeem een enorme externe programmeerinspanning. Bovendien maakt deze aanpak de IT-afdeling voor eeuwig afhankelijk van het adviesbureau. Als een bedrijf zich na twee of drie jaar van deze afhankelijkheid wil bevrijden, zal het de kostbare weg van vervanging van de oplossing moeten inslaan.
Transparent and integrated processes
Wat IT-afdelingen echt nodig hebben, is een oplossing die alle processen samenvoegt. Het systeem moet ook in staat zijn om alle informatie transparant weer te geven op een enkele UI. En het moet analysefuncties bieden. Het belangrijkste is echter dat de applicatie eenvoudig kan worden aangepast en geïntegreerd in alle IT- en specialistische systemen van het bedrijf. Bovendien moet de IT-afdeling alle processen en die van de business units onafhankelijk in kaart kunnen brengen. Zoals personeelszaken, financiën, marketing of verkoop, op basis van dit platform.
Twee onderdelen die nodig zijn voor het opzetten van een geautomatiseerde workflow
Om ervoor te zorgen dat beveiligingspatches en nieuwe functies continu en onafhankelijk kunnen worden geïnstalleerd, moet de oplossing altijd kunnen worden bijgewerkt. Bedrijven hebben hiervoor slechts twee componenten nodig. Ten eerste een applicatiebouwer met zeer weinig code die als basis dient voor alle gebruikersinterfaces. Deze builder moet uiterst intuïtief zijn en moet de gebruikersinterfaces automatisch aanpassen voor alle apparaten. Zoals smartphones, tablets, desktops, notebooks en idealiter ook als browserapplicatie. Zo kan de IT-afdeling alle processen in kaart brengen, zoals invoerschermen, formulieren, grids, dashboards en rapporten. De SolutionBuilder is een product van Matrix42 dat precies aan al deze eisen voldoet.
De tweede component is een grafische workflow engine (bijvoorbeeld Workflow Studio van Matrix42) die alle processen automatiseert. Het maakt eenvoudige integratie met andere tools en systemen mogelijk, evenals het aanpassen van de applicatielogica via slepen en neerzetten. Ervaren IT-experts zullen waarschijnlijk denken dat dit alleen kan werken met low-level code. Of dat code en SQL nodig zijn om dit te laten werken. Maar zelfs ingewikkelde processen kunnen intuïtief worden ontworpen, dat wil zeggen via een wizard en drag & drop worden geconfigureerd. Alle Matrix42-toepassingen zijn volgens dit principe ontworpen. Als er een nieuwe functie nodig is, wordt deze eerst ontwikkeld in de SolutionBuilder en Workflow Studio. Vervolgens wordt deze in de oplossing gemapt en elk kwartaal aan de klant geleverd.
